Déclaration de confidentialité Stichting Scoutcentrum De Eendenkooi, La Haye.
Stichting Scoutcentrum De Eendenkooi enregistre vos données personnelles à des fins de traitement administratif des contrats d’hébergement et des factures.
Nous recevons les données relatives à la vie privée de la manière suivante.
1. Demande d’information (formulaire) via notre site web.
Nous recevrons les détails ci-dessous de votre part à ce moment-là :
a. Nom,
b. Numéro de téléphone et
c. Adresse électronique.
2. Demande de réservation (formulaire) via notre site web.
Nous recevrons les détails ci-dessous de votre part à ce moment-là :
a. Nom,
b. Nom de l’organisation,
c. Type d’organisation,
d. L’adresse, le code postal, la ville, le numéro de téléphone et le numéro de téléphone de l’entreprise.
e. Adresse électronique.
Comme les formulaires ci-dessus se trouvent sur notre site web, les données nous sont transmises par courrier électronique via notre hébergeur et notre nom de domaine.
3. Établissement bancaire.
Votre numéro de compte bancaire et votre inscription sont enregistrés dans notre système comptable et liés à un numéro de contrat de séjour.
4. Logiciel.
Nous travaillons avec Microsoft Excel, Microsoft Word, WordPress, Bookly et Cashbook8 de SoftwareNetz.
Pourquoi avons-nous besoin de ces données ?
1. Rédaction du contrat de bail,
2. Préparation de la facture d’accompagnement,
3. Traitement des documents financiers et gestion de l’agenda.
Combien de temps conservons-nous les données ?
Nous conservons les données relatives à la protection de la vie privée aussi longtemps que l’exige la législation en matière de conservation de nos dossiers et comptes financiers. En 2018, le délai légal est de 7 ans.
Où stockons-nous les données relatives à la protection de la vie privée ?
Nos courriels sont enregistrés dans notre domaine www.sc-eendenkooi.nl et les formulaires web dans le serveur de messagerie de Google, où se trouve également notre calendrier. Notre calendrier numérique (visible sur notre site web) ne contient que des numéros de contrat, pas de données personnelles de nos visiteurs. En outre, nous utilisons un compte Dropbox pour stocker nos contrats et nos factures. C’est également là que nous sauvegardons tous les dossiers tels que les baux, les factures, la correspondance, les procès-verbaux et les photos. Le gestionnaire du complexe (également administrateur de la fondation) et le trésorier de la fondation possèdent des copies des baux et des factures sur leurs propres disques durs. Cela est nécessaire pour traiter rapidement les demandes pendant la période de location, lorsqu’il n’est pas possible de se connecter à l’internet.
Qui a accès à quel endroit ?
Le serveur de messagerie.
Les administrateurs de la fondation (président, administrateur, membre du conseil d’administration et trésorier) y ont accès par le biais d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe.
Dropbox.
Les administrateurs de la fondation (président, administrateur, membre du conseil d’administration et trésorier) y ont accès par le biais d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe.
Boîte aux lettres Google.
Les directeurs de la fondation (président, administrateur, membre du conseil d’administration et trésorier) et l’équipe de gestion de la fondation y ont accès par le biais d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe.
Logiciel de comptabilité.
Le trésorier de la fondation a accès à ces dossiers.
Utilisation par des tiers.
Nous n’utiliserons pas vos données à des fins publicitaires, ni ne les vendrons ou les mettrons à la disposition de tiers.
La Haye, mai 2018.
