Datenschutzerklärung Stichting Scoutcentrum De Eendenkooi, Den Haag.

Stichting Scoutcentrum De Eendenkooi speichert Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der administrativen Abwicklung von Unterkunftsverträgen und Rechnungen.

Wir erhalten Datenschutzdaten auf folgende Weise.

1. Informationsanfrage (Formular) über unsere Website.
Dort erhalten wir die nachstehenden Angaben von Ihnen:
a. Name,
b. Rufnummer und
c. E-Mail Adresse.

2. Reservierungsanfrage (Formular) über unsere Website.
Dort erhalten wir die nachstehenden Angaben von Ihnen:
a. Name,
b. Name der Organisation,
c. Art der Organisation,
d. Anschrift, Postleitzahl, Ort, Telefonnummer und
e. E-Mail Adresse.

Da sich die oben genannten Formulare auf unserer Website befinden, werden die Daten über unsere Webhostingfirma und unseren Domänennamen per E-Mail an uns übermittelt.

3. Bankinstitut.
Ihre Kontonummer und Ihre Anmeldung werden in unserem Buchhaltungssystem erfasst und mit einer Aufenthaltsvertragsnummer verknüpft.

4. Software.
Wir arbeiten mit Microsoft Excel, Microsoft Word, WordPress, Bookly und Cashbook8 von SoftwareNetz.

Wozu brauchen wir diese Daten?
1. Abfassung des Mietvertrags,
2. Erstellung der Begleitrechnung,
3. Bearbeitung der Finanzunterlagen und Führung des Terminkalenders.

Wie lange werden die Daten aufbewahrt?
Wir bewahren Datenschutzdaten so lange auf, wie es die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für unsere Finanzunterlagen und Konten vorsieht. Im Jahr 2018 beträgt die gesetzliche Frist hierfür 7 Jahre.

Wo speichern wir Datenschutzdaten?
Unsere E-Mails sind in unserer Domänen-E-Mail-Adresse www.sc-eendenkooi.nl registriert und die Webformulare im Google-Mail-Server, auf dem auch unsere Kalenderverwaltung untergebracht ist. Unser digitaler Kalender (auf unserer Website einsehbar) enthält nur Vertragsnummern, aber keine persönlichen Daten unserer Besucher. Außerdem nutzen wir ein Dropbox-Konto, um unsere Verträge und Rechnungen zu speichern. Hier befindet sich auch unser Backup aller Dateien wie Mietverträge, Rechnungen, Korrespondenz, Protokolle und Fotos. Der Verwalter des Komplexes (auch ein Direktor der Stiftung) und der Schatzmeister der Stiftung haben Kopien der Mietverträge und Rechnungen auf ihren eigenen Festplatten. Dies ist für die schnelle Bearbeitung von Anfragen während der Mietzeit erforderlich, wenn keine Internetverbindung möglich ist.

Wer hat Zugang / Zugang zu welchem Ort?
Der Mail-Server.
Die Direktoren der Stiftung (Vorsitzender, Verwalter, Vorstandsmitglied und Schatzmeister) haben über einen Benutzernamen und ein Passwort Zugang dazu.

Dropbox.
Die Direktoren der Stiftung (Vorsitzender, Verwalter, Vorstandsmitglied und Schatzmeister) haben über einen Benutzernamen und ein Passwort Zugang dazu.

Google Mailbox.
Der Vorstand der Stiftung (Vorsitzender, Verwalter, Vorstandsmitglied und Schatzmeister) und die Teamleitung der Stiftung haben über einen Benutzernamen und ein Passwort Zugang dazu.

Software für die Buchhaltung.
Der Schatzmeister der Stiftung hat Zugang zu diesen Unterlagen.

Verwendung durch Dritte.
Wir werden Ihre Daten weder zu Werbezwecken nutzen, noch an Dritte verkaufen oder weitergeben.

Den Haag, Mai 2018.