SCOUTCENTRUM "DE EENDENKOOI"

voor scouting, jeugd, training en vorming

Privacyverklaring Stichting Scoutcentrum De Eendenkooi te Den Haag.

Stichting Scoutcentrum De Eendenkooi registreert je persoonsgegevens ten behoeve van de administratieve afhandeling van verblijfscontracten en facturen. 

De privacy gegevens ontvangen wij op de volgende wijze.

1. Informatieaanvraag (formulier) via onze website.
Wij ontvangen daar de onderstaande gegevens van je:
a. Naam,
b. Telefoonnummer en
c. E-mailadres.

2. Reserveringsverzoek (formulier) via onze website.
Wij ontvangen daar de onderstaande gegevens van je:
a. Naam,
b. Naam organisatie,
c. Soort organisatie,
d. Adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en
e. E-mailadres.

Omdat bovenstaande formulieren op onze website staan worden de gegevens via ons webhostingbedrijf en onze domeinnaam per e-mail bij ons aangeleverd.

3. Bankinstelling.
Uw bankrekeningnummer en de tenaamstelling worden in ons boekhoudsysteem geregistreerd en gekoppeld aan een verblijfscontractnummer.

4. Software.
Wij werken met Microsoft Excel, Microsoft Word en Kasboek8 van SoftwareNetz.


Waar hebben wij deze gegevens voor nodig?
1. Opstellen van huurcontract,
2. Opstellen van bij behorende factuur,
3. Verwerking financiële administratie en agendabeheer.

Hoelang bewaren wij de gegevens?
Wij bewaren de privacy gegevens net zolang als de wettelijke bewaarplicht is voor onze financiële bescheiden en administraties. In 2018 is de wettelijke termijn hiervoor 7 jaar.

Waar slaan wij de privacy gegevens op?
Onze e-mailen staan geregistreerd in het e-mailadres van onze domeinnaam www.sc-eendenkooi.nl en de webformulieren in de Google mailserver waar ook ons agendabeheer is ondergebracht. In onze digitale agenda (op onze website zichtbaar) staan alleen contractnummers, geen privacy gegevens van onze bezoekers. Verder maken wij voor de opslag van onze contracten en facturen gebruik van een Dropbox account. Hier staat ook onze back-up van alle bestanden zoals huurcontracten, facturen, correspondentie, notulen en foto’s. De beheerder van het complex (tevens bestuurder van de stichting) en de penningmeester van de stichting hebben op een eigen harde schijf kopieën van de huurcontracten en de facturen staan. Dit is noodzakelijk voor een snelle afhandeling van vragen tijdens de verhuur periode als er geen internet verbinding mogelijk is.

Wie hebben toegang / inzage tot welke locatie?
De Mailserver.
De bestuurders van de stichting (voorzitter, beheerder, lid bestuur en penningmeester) hebben hier toegang tot middels een gebruikersnaam en wachtwoord.

Dropbox.
De bestuurders van de stichting (voorzitter, beheerder, lid bestuur en penningmeester) hebben hier toegang tot middels een gebruikersnaam en wachtwoord.

Google Mailbox.
De bestuurders van de stichting (voorzitter, beheerder, lid bestuur en penningmeester) en het teambeheer van de stichting hebben hier toegang tot middels een gebruikersnaam en wachtwoord.

Boekhoudsoftware.
De penningmeester van de stichting heeft toegang tot deze gegevens.

Gebruik door derden.
Wij gebruiken je gegevens niet voor reclamedoeleinden en zullen deze ook niet verkopen of ter beschikking stellen aan derden.

Den Haag, mei 2018.

©2015 All Rights Reserved.

Scoutcentrum "De Eendenkooi" - Marie Heinenweg 6 - 2533 SX Den Haag